Pass

Ett pass är en konkret tid som går att boka – t.ex. ”Studievägledning kl. 10:00 i Sal 2”. På sidan Pass lägger du upp tider, lägger till personer manuellt, skickar mail till deltagare och hanterar incheckning. 

Skapa ett nytt pass 

1. Klicka på Nytt pass – antingen knappen högst upp eller på den dag du vill lägga till passet. 
2. Välj Bokningssida – avgör vilken publik sida passet hör till. 
3. Välj Artikel – avgör vilken typ av möte passet är. 
4. Sätt Datum, Starttid och Sluttid. 
5. Välj Lokal om mötet är på plats. Om artikeln är online: fyll i URL för online-mötet istället. 
6. Sätt Antal platser. Skriv 0 om det inte ska finnas någon gräns. 
7. Klicka på Spara. 

Blockera en tid 

Använd blockering när du vill markera att en tid är upptagen utan att skapa något bokningsbart – t.ex. en lunch eller ett internmöte. Blockerade tider visas inte publikt. 

1. Klicka på Blockera tid från knappmenyn på pass-sidan. 
2. Sätt datum, start- och sluttid. 
3. Välj lokal som ska blockeras (eller ”Alla lokaler”). 
4. Klicka på Spara. 

Lägg till en person manuellt 

Använd den här funktionen när du själv vill registrera en deltagare på ett pass – t.ex. om någon ringer in och vill boka. 

1. Klicka på passet i listan och välj Lägg till person i menyn. 
2. Fyll i Personnummer, Förnamn, Efternamn, Mobiltelefon och E-post. 
3. Klicka på Spara. Bokningen registreras direkt och en bokningsbekräftelse skickas till deltagaren. 

Tips: Om personen redan har en bokning på samma pass eller om personnumret är felaktigt får du ett felmeddelande – kontrollera uppgifterna och försök igen. 

Skicka e-post till bokade personer 

Du kan skicka ett gemensamt mail till alla som är bokade på ett specifikt pass. 

1. Öppna passet och klicka på Skicka e-post i menyn. 
2. Fyll i Ämne och Meddelande. 
3. Bifoga en PDF om du vill (max 5 MB). Endast PDF-filer kan bifogas. 
4. Klicka på Skicka. Du får en bekräftelse på hur många mottagare som fick e-post. 

Avboka en person från ett pass 

1. Öppna passet. 
2. Klicka på personen som ska avbokas och välj Avboka. 
3. Bekräfta. En bekräftelse på avbokningen skickas automatiskt till personen. 

Boka om en person till ett annat pass

Använd den här funktionen när en bokad person behöver flyttas till en annan tid – t.ex. om passet ställs in eller om deltagaren vill byta till en annan dag.

1. Öppna passet där personen är bokad.
2. Klicka på klock-ikonen på personens rad. En dialog Byt pass öppnas med personens nuvarande bokning högst upp och en lista med alla andra aktiva pass på samma bokningssida.
3. Klicka på det pass du vill flytta bokningen till.
4. Bekräfta i dialogen Bekräfta byte av pass som visar gammal tid/artikel jämfört med den nya.
5. Bokningen flyttas direkt och deltagaren får en bekräftelse på ändringen via mail.

Tips: Bara aktiva pass på samma bokningssida visas i listan – behöver du flytta till en helt annan bokningssida måste du först avboka personen och därefter lägga till personen manuellt på det nya passet.

Redigera ett pass 

1. Klicka på passet i listan. 
2. Justera fälten du vill ändra (tid, lokal, antal platser m.m.) och klicka på Spara. 
3. Om passet har bokningar och du ändrar tid eller artikel får du frågan om en ändringsbekräftelse ska skickas till alla bokade. Välj Ja eller Nej. 

Tips: Vissa fält går inte att ändra om passet redan har bokningar – avboka eller flytta dem först. 

Incheckning 

På passet finns en Incheckning-vy där du kan markera att deltagare har dykt upp. Knappen Nollställ positioner återställer incheckningsstatusen för alla deltagare på passet. 

Radera ett pass 

1. Öppna passet och klicka på Radera. 
2. Bekräfta. Eventuella bokningar på passet påverkas – avboka eller flytta dem först om de ska behållas. 

Arkiverade pass 

Pass som passerat datum hamnar automatiskt under fliken Arkiverade. Där kan du fortfarande se historiska bokningar och skicka mail till deltagarna i efterhand.